Aviso para empleados, solicitantes de empleo y contratistas

Su privacidad

Su privacidad es una prioridad para PG&E Corporation y Pacific Gas and Electric Company (en conjunto, “PG&E” o “nosotros”).

Este Aviso de privacidad para empleados, contratistas y solicitantes de empleo (“Aviso de Privacidad del Personal”) describe la información personal que recopilamos de los empleados, contratistas y solicitantes de empleo de PG&E, los propósitos de la recopilación y a quién podemos divulgar su información personal. Según la ley de California, los empleados, contratistas y solicitantes de empleo de PG&E que son residentes de California tienen ciertos derechos con respecto a sus datos personales. Este Aviso de Privacidad del Personal describe cómo los residentes de California pueden ejercer sus derechos de privacidad en California con respecto a su información personal. Este aviso de privacidad solo aplica a la información personal que recopilamos en su calidad de empleado, contratista o solicitante de empleo de PG&E. Para obtener información sobre cómo recopilamos y utilizamos su información como consumidor, visite el aviso de privacidad del público de PG&E.

No recopilamos, utilizamos, vendemos ni compartimos la información intencionadamente de ninguna persona menor de 16 años.  Si piensa que un niño menor de 16 años nos ha proporcionado información personal, contáctenos en pgeprivacy@pge.com con una breve descripción de su inquietud.

Cómo recopilamos su información personal

Para gestionar su empleo u otra relación laboral profesional con nosotros, recopilamos y procesamos información personal sobre usted. En los últimos 12 meses es posible que hayamos recopilado información personal sobre usted de las siguientes fuentes:

Directamente de usted: Recopilamos su información personal directamente de usted durante el proceso de incorporación y, de lo contrario, en el contexto de su empleo u otra relación de trabajo profesional con nosotros, como cuando se comunica con el Departamento de Recursos Humanos o cuando solicita un empleo.

Desde equipos de PG&E y dispositivos autorizados “Traer dispositivos propios” (Bring Your Own Device, BYOD): A través de dispositivos instalados en vehículos utilitarios y otros dispositivos utilizados en el contexto de su empleo con PG&E.

De su uso de la intranet de PG&E: recopilamos información sobre sus visitas y el uso de la Intranet, incluida la información a través de cookies y otras tecnologías de registro.

De otras partes: Cuando trabajamos con otras partes como reclutadores, agencias de reporte de consumidores, proveedores de servicios, vendedores, contratistas, agencias de crédito, investigadores de mercado o proveedores de servicios que brindan servicios a nuestro nombre.

De otras fuentes: Podemos complementar la información descrita anteriormente con información que obtenemos de otras fuentes, incluidos los proveedores de datos en línea y fuera de línea.

Qué información recopilamos

Recopilamos las siguientes categorías de información personal sobre usted, incluyendo los últimos 12 meses:

Identificadores, como su nombre, número de Seguro Social, número de pasaporte, licencia de conducir o número de tarjeta de identificación estatal, número de póliza de seguro, número de teléfono, dirección de correo electrónico y dirección. Utilizamos esta información para brindarle servicios de beneficios, cumplir con obligaciones legales, administrar actividades relacionadas con su empleo y comunicarnos con usted. Podemos proporcionar esta información a proveedores de servicios, reguladores y/u otros terceros según lo exija la ley.

Información sujeta a protección según la ley de California, como los identificadores anteriores, su firma, características físicas o descripción, su historial de educación, número de cuenta bancaria, número de tarjeta de crédito corporativa, información médica e información de seguro médico. Utilizamos esta información para brindarle servicios de beneficios como la nómina o seguro, así como cumplir con obligaciones legales y administrar actividades relacionadas con su empleo. Podemos proporcionar esta información a proveedores de servicios, reguladores u otros terceros según lo exija la ley.

Características de clasificación protegida como su género, condición de veterano, raza y origen étnico. Para obtener más información, consulte la descripción de “Información personal sensible” a continuación.

Información personal sensible, como su información de seguro social, licencia de conducir o número de identificación emitido por el gobierno, así como ciertas características de clasificación protegidas, como su raza u origen étnico, su geolocalización específica, información sobre su salud y orientación sexual. También podemos recopilar el contenido de su correo electrónico u otras comunicaciones electrónicas de sus cuentas de PG&E o dispositivos otorgados. Utilizamos esta información con fines de verificación de identidad, para brindar servicios de beneficios, para protección y defensa de reclamos legales, fraude u otra conducta maliciosa, así como para promover prácticas de diversidad, equidad e inclusión. PG&E solo utiliza su información personal sensible para brindar sus servicios, desempeñar ciertas funciones comerciales internas y según lo permita la ley aplicable. Podemos proporcionar esta información a proveedores de servicios, reguladores u otros terceros según lo exija la ley. No vendemos ni compartimos su información personal sensible.

Información biométrica como su huella digital cuando su rol requiere acceso a una instalación altamente segura. PG&E puede proporcionar esta información a proveedores de servicios y/u otros terceros según lo exija la ley.

Datos de geolocalización, incluida su geolocalización exacta al usar nuestro equipo de PG&E o equipo provisto por usted para fines laborales/profesionales. Utilizamos esta información para administrar actividades relacionadas con su empleo, monitorear la seguridad y cumplir con las obligaciones legales. Podemos proporcionar esta información a proveedores de servicios u otros terceros según lo exija la ley.

Información sensible incluyendo información capturada sobre usted a través de cámaras de vigilancia, grabaciones de audio y fotografías. Utilizamos esta información para monitorear la seguridad en las instalaciones de PG&E. Podemos proporcionar esta información a proveedores de servicios o terceros según lo exija la ley.

Información profesional y relacionada con el empleo como la información en su currículum, cartas de referencia, notificaciones de entrevistas, calificaciones académicas/profesionales, antecedentes de educación, ubicación de oficina, fechas de contratación, contratos de trabajo, información de contactos de emergencia, evaluaciones de desempeño y otra información, premios y logros, registros de capacitación y desarrollo, información de compensación, información de tiempo de descanso, información de elegibilidad laboral y otra información relevante para su empleo o relación de trabajo profesional con nosotros. Utilizamos esta información para brindarle servicios relacionados con el empleo, cumplir con obligaciones legales, administrar actividades relacionadas con su empleo e informar actividades analíticas para mejorar nuestro negocio. Podemos proporcionar esta información a proveedores de servicios, reguladores u otros terceros según lo exija la ley.

Internet y otra información de red electrónica, como sus archivos de registro de actividades, información de inicio de sesión, inventores de software/hardware y otra información relacionada con su uso del equipo de PG&E, la intranet y equipos propios utilizados para fines laborales/profesionales. Utilizamos esta información para administrar actividades relacionadas con su empleo, monitorear la seguridad y cumplir con las obligaciones legales. Podemos proporcionar esta información a proveedores de servicios u otros terceros según lo exija la ley.

Cookies: cuando visita o utiliza los sitios web internos de PG&E, nuestro servidor puede crear cookies, que son pequeños archivos de texto que un sitio web puede enviar a su navegador de Internet y pueden almacenarse en su navegador o en otra parte de su computadora. PG&E utiliza cookies y otras tecnologías que son necesarias para el funcionamiento de nuestra Intranet o sus funciones. Puede deshabilitar nuestro uso de cookies en la configuración de su navegador. Tenga en cuenta que si desactiva la capacidad de su navegador para aceptar cookies, podrá navegar por la intranet de PG&E pero no podrá aprovechar ciertas funciones.

Cómo utilizamos su información personal

Podemos utilizar la información personal que recolectamos para una variedad de propósitos:

Actividades relacionadas con el empleo: como la administración de la nómina, salario, pagos, pago por enfermedad y permisos de ausencia, gestión fiscal y del seguro social, monitoreo de elegibilidad laboral, evaluación del desempeño, programación, establecimiento de información de contacto de emergencia; procesamiento de reclamos relacionados con el trabajo del personal, evaluación de su solicitud de empleo y administración, así como procesamiento de beneficios incluyendo la determinación de elegibilidad para usted, sus dependientes y beneficiarios.

Monitoreo de seguridad: analizar nuestros sistemas electrónicos, redes, otros equipos y propiedades con fines de seguridad, incluyendo la protección contra el fraude y para garantizar el cumplimiento de nuestro Código de Conducta.

Obligaciones legales: podemos utilizar su información para cumplir con nuestras obligaciones legales. Por ejemplo, si recibimos un citatorio u otra solicitud legal, es posible que debamos inspeccionar los datos que tenemos para determinar cómo responder.

Propósitos comerciales internos: incluye la realización de análisis y la aplicación de algoritmos para descubrir formas de mejorar nuestro negocio, identificar tendencias en nuestra fuerza laboral y mejorar nuestras ofertas de servicios.

Información personal sensible: no usamos ni divulgamos su información personal confidencial para ningún otro propósito que no sea el permitido por la ley aplicable.

Cómo podemos divulgar su información personal

No vendemos ni compartimos su información personal con fines publicitarios específicos. Podemos compartir su información personal para una variedad de propósitos, que incluyen:

Con su consentimiento: podemos divulgar sus datos si nos ha dado su consentimiento específico para usar su información personal para un propósito específico.

Proveedores de servicios: podemos compartir sus datos con proveedores externos, proveedores de servicios, contratistas o agentes que realizan servicios para nosotros o a nuestro nombre y requieren acceso a dicha información para realizar ese trabajo con relación a la prestación de los servicios o la entrega de información que usted solicitó. Compartimos información con estas otras partes solo cuando (a) el intercambio de su información personal es necesario para que puedan llevar a cabo dichos servicios de soporte y (b) esos proveedores de servicios aceptan usar cualquier información personal que reciban de acuerdo con nuestras instrucciones.

Obligaciones legales. Podemos divulgar su información cuando estemos legalmente obligados a hacerlo para cumplir con la ley aplicable, solicitudes gubernamentales, un procedimiento judicial, una orden judicial o un proceso legal, como en respuesta a una orden judicial o un citatorio (incluyendo en respuesta a las autoridades públicas para cumplir con los requerimientos de seguridad nacional o aplicación de la ley).

Salvaguardar nuestro lugar de trabajo. Podemos divulgar su información cuando creamos que es necesario investigar, prevenir o tomar medidas con respecto a posibles violaciones de nuestras políticas, sospechas de fraude, situaciones que impliquen amenazas potenciales a la seguridad de cualquier persona y actividades ilegales, o como evidencia en litigios en los que estemos involucrados.

Transferencias comerciales. Podemos compartir o transferir su información en relación con cualquier fusión, venta de activos de la compañía, financiamiento o adquisición de todo o una parte de nuestro negocio a otra compañía, o durante sus negociaciones.

Datos agregados compartidos: PG&E podrá compartir en forma agregada datos e información específicos de no empleados, obtenidos de información personal con otras entidades, para los siguientes fines:

• informar la política energética de California en la forma señalada por la Comisión de Servicios Públicos de California (California Public Utilities Commission) y otras agencias gubernamentales de California que regulan a PG&E;
• mantener un lugar de trabajo seguro y saludable y mantener la salud y la seguridad de nuestros empleados, clientes y comunidad, entre otras cosas, debido a la pandemia de COVID-19.

Información adicional para residentes de California

Si es residente de California, tiene los siguientes derechos de privacidad relacionados con su información personal.

• Derecho a saber: tiene el derecho de conocer y acceder a la información personal que PG&E recopila acerca de usted y cómo utiliza, divulga su información personal.
• Derecho a solicitar la eliminación: tiene el derecho de solicitar la eliminación de su información personal, sujeto a ciertas limitaciones.
• Derecho a corregir errores: tiene el derecho de solicitar que PG&E corrija la información personal incorrecta.

Puede ejercer cualquiera de estos derechos enviando su solicitud de derechos de privacidad del empleado en virtud de la Ley de Privacidad del Consumidor de California (California Consumer Privacy Act). O llámenos al 1-800-788-2363. Tomaremos medidas para verificar su identidad antes de completar su solicitud, como solicitarle que se someta a procedimientos de autenticación de inicio de sesión en la cuenta.

PG&E no puede responder a su solicitud ni proporcionarle información personal si no podemos verificar su identidad o autoridad para responder a la solicitud y confirmar que la información personal se relaciona con usted. Cuando envíe una solicitud, tomaremos medidas para verificar su identidad utilizando servicios de verificación de identidad. Si tiene una cuenta con nosotros, podemos utilizar los métodos de autenticación de cuenta existentes para verificar su identidad. Sin embargo, no está obligado a crear una cuenta con nosotros para enviar una solicitud. Si tiene una cuenta con nosotros, podemos pedirle que nos proporcione información sobre usted para verificar su identidad.

Solo utilizaremos la información personal que nos proporcione en relación con la verificación de identidad para comprobar la identidad o su autoridad para realizar la solicitud y, siempre que sea factible, intentaremos cotejar la información que nos proporcione con la que ya tengamos sobre usted.

Si desea autorizar a un tercero a realizar una solicitud en su nombre a través de un agente autorizado, debe comunicarse directamente con el Privacy Team de PG&E directamente en PGEPrivacy@pge.com y debe proporcionar un poder notarial válido de California o documentación comparable de un permiso por escrito de usted y la verificación de su identidad con PG&E. Dicho poder notarial debe cumplir con los requisitos de las secciones 4000 a 4465 del Código de Sucesiones.

También puede hacer una solicitud de privacidad en nombre de su hijo menor de edad, beneficiario o dependiente.

No discriminamos ni tomamos represalias contra usted por ejercer cualquiera de sus Derechos de privacidad identificados en esta política de privacidad.

Reconocimiento de Global Privacy Control

Algunos navegadores web utilizan señales de Global Privacy Control para tratar limitar el rastreo relacionado con sus visitas a un sitio web. No todos los navegadores ofrecen una opción de Global Privacy Control y estas señales aún no son uniformes. El sitio web de la intranet de PG&E no responde a las señales de Global Privacy Control.

Retención

Conservamos su información personal en función de los requisitos legales o las necesidades comerciales. Retenemos los datos de los empleados durante 7 años a partir de la fecha de terminación del empleo o 6 años a partir de la fecha en que se pagaron todos los beneficios de jubilación a los exempleados en virtud de su plan respectivo, sujeto a las necesidades legales o comerciales durante un período de retención más prolongado. Los datos de los solicitantes de empleo (no contratados) se conservan durante 10 años a partir del cierre de la solicitud, sujeto a las necesidades legales o comerciales para una fecha de período de retención más prolongada.

Cambios a este aviso de privacidad

Revisaremos este aviso de privacidad con regularidad. Si realizamos cambios sustanciales a este aviso de privacidad, intentaremos notificarle u obtener su consentimiento, según lo exija la ley. Recomendamos que revise regularmente este aviso de privacidad.

Si tiene alguna pregunta sobre este aviso de privacidad del personal. Comuníquese directamente con el Equipo de Privacidad de PG&E en PGEPrivacy@pge.com.