اطلاعیه کارمند، متقاضی کار و پیمانکار

تاریخ موثر: 1 ژانویه 2023

حریم خصوصی شما

حریم خصوصی شما برای PG&E Corporation و Pacific Gas and Electric Company (مجموعاً « PG&E» یا «ما») بسیار مهم است.

این سند Employee, Contractor and Job Applicant Privacy Notice (یا Personnel Privacy Notice) شرح می‌دهد که ما کدام دسته از اطلاعات کارکنان، پیمانکاران و متقاضیان استخدام PG&E را جمع‌آوری می‌کنیم. همچنین هدف جمع‌آوری را بیان می‌کند و گیرندگان احتمالی اطلاعات شخصی را نیز معرفی می‌کند. طبق قانون California، کارکنان، پیمانکاران و متقاضیان استخدام PG&E که ساکن California هستند، در زمینه داده‌های شخصی خود حقوق مشخصی دارند. این سند Personnel Privacy Notice شرح می‌دهد که ساکنان California چگونه می‌توانند از حقوق حریم خصوصی مشمول قانون California برای پردازش اطلاعات شخصی شما بهره بگیرند. این اطلاعیه حریم خصوصی شامل آن دسته از اطلاعات شخصی می‌شود که ما از کارکنان، پیمانکاران یا متقاضیان استخدام PG&E جمع‌آوری می‌کنیم. برای کسب اطلاعات بیشتر درباره شیوه‌های جمع‌آوری و مصرف اطلاعات مشترکان، به اطلاعیه عمومی حریم خصوصی PG&E مراجعه کنید.

جمع‌آوری، استفاده، فروش یا انتشار اطلاعات افراد زیر 16 سال در سیاست ما جایی ندارد.  اگر فکر می‌کنید که فرد زیر 16 سالی اطلاعات شخصی خود را در اختیار ما قرار داده است، شرح مختصر رویداد را از طریق pgeprivacy@pge.com برای ما بفرستید.

ما چگونه اطلاعات شخصی شما را جمع‌آوری می‌کنیم

جمع‌آوری و پردازش اطلاعات شخصی شما، با هدف مدیریت رابطه استخدامی یا دیگر روابط حرفه‌ای کاری شما با ما، صورت می‌گیرد. طی 12 ماه گذشته، ما ممکن است اطلاعات شخصی شما را از منابع زیر جمع‌آوری کرده باشیم:

از خود شما: ما اطلاعات شخصی شما را در فرآیند آشناسازی یا در جریان استخدام شما یا در قالب دیگر روابط حرفه‌ای شما با ما، مثلاً هنگام تماس گرفتن شما با بخش منابع انسانی یا هنگام ارائه درخواست همکاری، مستقیماً از خود شما دریافت می‌کنیم.

از طریق تجهیزات PG&E و مجوز «دستگاه خودت را بیاور» ("BYOD"): از طریق دستگاه‌های نصب‌شده در وسایل‌نقلیه همگانی و دیگر دستگاه‌های مورد استفاده در روند همکاری شما با PG&E.

از طریق استفاده شما از اینترانت (شبکه داخلی) PG&E: ما اطلاعات مربوط به بازدیدهای و استفاده شما از اینترانت (شبکه داخلی) ما را با ابزارهایی مانند کوکی‌ها و دیگر فناوری‌های ثبت اطلاعات جمع‌آوری می‌کنیم.

از اشخاص دیگر: در جریان همکاری ما با اشخاص دیگر، مانند نمایندگان استخدام، نهادهای تهیه گزارش مشترکان، ارائه‌دهندگان خدمات، فروشندگان، پیمانکاران، نهادهای اعتباری، پژوهشگران بازار یا ارائه‌دهندگان خدمات که به نمایندگی از ما فعالیت می‌کنند.

از منابع دیگر: ما ممکن است اطلاعات پیش‌گفته را با اطلاعات دریافتی از منابع دیگر، ازجمله ارائه‌دهندگان داده‌های آنلاین و آفلاین، تکمیل کنیم.

ما کدام اطلاعات را جمع‌آوری می‌کنیم

ما، دسته‌های زیر از اطلاعات شخصی شما، شامل اطلاعات مربوط به 12 ماه گذشته، را جمع‌آوری می‌کنیم:

شناسه‌ها، مانند نام، شماره تامین اجتماعی، شماره گذرنامه، شماره گواهی‌نامه رانندگی یا شماره کارت شناسایی ایالتی، شماره بیمه‌نامه، شماره تلفن، نشانی ایمیل، و نشانی پستی. ما از این اطلاعات برای ارائه خدمات عمومی، رعایت الزامات قانونی، مدیریت فعالیت‌های مرتبط با استخدام، و ایجاد ارتباط با شما بهره می‌گیریم. ما ممکن است این اطلاعات را، طبق الزامات قانونی، در اختیار ارائه‌دهندگان خدمات، ناظران قانونی، و دیگر اشخاص ثالث قرار دهیم.

اطلاعات مشمول مصونیت طبق قانون California، مانند شناسه‌های پیش‌گفته، امضا، مشخصات یا ظاهر فیزیکی، سابقه تحصیلی، شماره حساب بانکی، شماره کارت اعتباری شرکت، اطلاعات پزشکی و اطلاعات بیمه سلامت. ما از این اطلاعات برای ارائه خدمات عمومی مانند پرداخت دستمزد و ایجاد پوشش بیمه، و رعایت تعهدات قانونی، و نیز مدیریت فعالیت‌های مربوط به رابطه استخدامی شما، استفاده می‌کنیم. ما ممکن است این اطلاعات را، طبق الزامات قانونی، در اختیار ارائه‌دهندگان خدمات، ناظران قانونی، یا دیگر اشخاص ثالث قرار دهیم.

مشخصات طبقه‌بندی محافظت‌شده، مانند جنسیت، وضعیت خدمت سربازی، یا خاستگاه نژادی یا قومی. برای کسب اطلاعات بیشتر، به توضیحات «اطلاعات شخصی حساس» در ادامه مراجعه کنید.

اطلاعات شخصی حساس، مانند اطلاعات تامین اجتماعی، شماره گواهی‌نامه رانندگی یا کارت شناسایی دولتی، و برخی مشخصات طبقه‌بندی‌شده محافظت‌شده، مانند خاستگاه قومی یا نژادی، مکان جغرافیایی فرد، اطلاعات مربوط به سلامت و گرایش جنسی. ما ممکن است محتویات ارتباطات ایمیلی یا الکترونیکی شما را از حساب‌های PG&E یا دستگاه‌های مرتبط استخراج کنیم. ما از این اطلاعات برای امور راستی‌آزمایی، ارائه خدمات عمومی، محافظت و دفاع از افراد در برابر دعاوی حقوقی، کلاه‌برداری یا دیگر رفتارهای مخرب، و پیشبرد اهداف تنوع، برابری و شمول استفاده می‌کنیم. PG&E از «اطلاعات شخصی حساس» شما فقط برای ارائه خدمات، انجام دادن برخی امور تجاری داخلی، و دستیابی به اهداف قانونی دیگر استفاده می‌کند. ما ممکن است این اطلاعات را، طبق الزامات قانونی، در اختیار ارائه‌دهندگان خدمات، ناظران قانونی، یا دیگر اشخاص ثالث قرار دهیم. ما حق فروختن یا انتشار اطلاعات شخصی حساس شما را نداریم.

اطلاعات بیومتریک، مانند اثر انگشت، در‌صورتی‌که دسترسی به مراکز حساس برای ایفای وظایف شما ضروری باشد. PG&E ممکن است این اطلاعات را، طبق الزامات قانونی، در اختیار ارائه‌دهندگان خدمات و/یا دیگر اشخاص ثالث قرار دهد.

داده‌های موقعیت جغرافیایی، شامل مکان جغرافیایی دقیق شما در مدت استفاده از تجهیزات PG&E یا BYOD ها برای ایفای وظایف شغلی/حرفه‌ای. ما از این اطلاعات برای مدیریت فعالیت‌های مرتبط با رابطه استخدامی، پایش امنیت و رعایت تعهدات قانونی استفاده می‌کنیم. ما ممکن است این اطلاعات را، طبق الزامات قانونی، در اختیار ارائه‌دهندگان خدمات، یا دیگر اشخاص ثالث قرار دهیم.

اطلاعات حسی، شامل اطلاعاتی که از طریق دوربین‌های نظارتی، دستگاه‌های ضبط صدا و عکس درباره شما به دست می‌آید. ما از این اطلاعات برای پایش امنیت تاسیسات PG&E استفاده می‌کنیم. ما ممکن است این اطلاعات را، طبق الزامات قانونی، در اختیار ارائه‌دهندگان خدمات، یا اشخاص ثالث قرار دهیم.

اطلاعات حرفه‌ای و مرتبط با اشتغال، مانند اطلاعات مندرج در روزمه، معرفی‌نامه‌ها، صورتجلسات مصاحبه، مدارک تحصیلی/حرفه‌ای، سابقه تحصیلی، مکان اداری، تاریخ استخدام، قراردادهای استخدام، اطلاعات تماس اضطراری، ارزیابی عملکرد و اطلاعات دیگر، جوایز و دستاوردها، سوابق آموزش و پیشرفت، اطلاعات دستمزد، اطلاعات مرخصی، اطلاعات صلاحیت کار، و دیگر اطلاعات مرتبط به اشتغال شما یا رابطه کاری حرفه‌ای شما با ما. ما از این اطلاعات برای ارائه خدمات مرتبط با رابطه استخدامی، رعایت تعهدات قانونی، مدیریت فعالیت‌های مرتبط با استخدام، و اجرای فعالیت‌های تحلیلی برای بهسازی کیفیت کسب‌وکار بهره می‌گیریم. ما ممکن است این اطلاعات را، طبق الزامات قانونی، در اختیار ارائه‌دهندگان خدمات، ناظران قانونی، یا دیگر اشخاص ثالث قرار دهیم.

اطلاعات دریافتی از اینترنت و دیگر شبکه‌های الکترونیکی، شامل فایلهای گزارش، اطلاعات ورود به سیستم، سیاهه‌های نرم‌افزار/سخت‌افزار، و دیگر اطلاعات مربوط به استفاده شما از دستگاه‌های PG&E ، اینترانت و BYOD های مورد استفاده برای اهداف شغلی/حرفه‌ای. ما از این اطلاعات برای مدیریت فعالیت‌های مرتبط با رابطه استخدامی، پایش امنیت و رعایت تعهدات قانونی استفاده می‌کنیم. ما ممکن است این اطلاعات را، طبق الزامات قانونی، در اختیار ارائه‌دهندگان خدمات، یا دیگر اشخاص ثالث قرار دهیم.

کوکی‌ها: وقتی وارد وب‌سایت‌های داخلی PG&E می‌شوید، سرورهای ما ممکن است کوکی ایجاد کنند. کوکی فایل متنی کوچکی است که از طرف وب‌سایت به مرورگر اینترنت کاربر ارسال می‌شود و ممکن است در مرورگر یا جای دیگری از رایانه شما ذخیره شود. PG&E از کوکی‌ها و دیگر فناوری‌هایی استفاده می‌کند که برای بهره‌برداری از اینترانت یا امکانات آن ضروری هستند. شما می‌توانید تنظیمات مرورگر خود را طوری تغییر دهید که ما نتوانیم از کوکی‌ها استفاده کنیم. توجه داشته باشید که اگر قابلیت مرورگر برای پذیرش کوکی‌ها را غیرفعال کنید، همچنان می‌توانید از اینترانت PG&E استفاده کنید، ولی احتمالاً از برخی امکانات آن محروم می‌شوید.

کوکی‌های شخص ثالث: ممکن است از کوکی‌های شخص ثالث نیز در وبسایت‌های داخلی PG&E استفاده شود که در این صورت امکان ارائه خدمات شخص ثالث در وبسایت ما فراهم می‌شود.

روش استفاده ما از اطلاعات شخصی شما

ما اطلاعات شخصی شما را برای دستیابی به اهداف زیر جمع‌آوری می‌کنیم:

فعالیت‌های مرتبط با اشتغال: مانند مدیریت فهرست دستمزد، حقوق، پرداخت، غرامت بیماری، و مرخصی؛ مدیریت مالیات و تامین اجتماعی؛ پایش صلاحیت اشتغال؛ ارزیابی عملکرد؛ زمان‌بندی، ایجاد اطلاعات تماس اضطراری؛ رسیدگی به مطالبات کارکنان در زمینه کار، ارزیابی درخواست‌نامه شغل، و مدیریت و پردازش مزایا، شامل تعیین صلاحیت شما و افراد تحت‌تکفل و ذینفعان شما

پایش امنیت: تحلیل سامانه‌های الکترونیکی، شبکه‌ها و دیگر تجهیزات و اموال برای امور امنیتی، شامل محافظت در برابر کلاه‌برداری، و تضمین رعایت Code of Conduct

تعهدات قانونی: ما ممکن است از اطلاعات شما برای ایفای تعهدات قانونی خودمان استفاده کنیم. مثلاً، اگر احضاریه یا درخواست حقوقی دیگری به دست ما برسد، ممکن است برای پاسخ‌گویی به آن مجبور به بررسی داده‌های موجود شویم.

اهداف فعالیت داخلی: شامل تحلیل و به‌کارگیری الگوریتم‌های مختلف برای یافتن روش‌های بهسازی کسب‌وکار، شناسایی روندهای نیروی کار، و گسترش پیشنهادهای سرویس

اطلاعات شخصی حساس: ما حق نداریم اطلاعات شخصی حساس شما را برای اهدافی غیر از آنچه قانون جاری تعیین کرده است، مصرف یا منتشر کنیم.

روش استفاده از اطلاعات شخصی شما

فروش اطلاعات شخصی یا انتشار اطلاعات شخصی برای امور تبلیغات هدفمند ممنوع است. ما ممکن است اطلاعات شخصی شما را برای اهداف گوناگونی به کار بگیریم؛ مانند:

با رضایت شما: اگر به ما اجازه داده باشید که از اطلاعات شخصی شما برای هدف خاصی استفاده کنیم، ما ممکن است داده‌های شما را افشا کنیم.

ارائه‌دهندگان سرویس: ما ممکن است داده‌های شما را با فروشندگان شخص‌ثالث، ارائه‌دهندگان خدمات، پیمانکاران یا کارگزارانی که برای ما/از طرف ما به ارائه خدمات می‌پردازند و برای انجام دادن وظایف مرتبط با ارائه خدمات یا اطلاعات درخواستی شما به این اطلاعات نیاز دارند، به اشتراک بگذاریم. ما فقط در صورتی اطلاعات را در اختیار اشخاص دیگر می‌گذاریم که (الف) افشای اطلاعات شخصی شما برای ارائه خدمات پشتیبانی ضروری باشد و (ب) این ارائه‌دهندگان خدمات بپذیرند که اطلاعات شخصی دریافتی را طبق دستورالعمل‌های ما به کار بگیرند.

تعهدات قانونی. اگر افشای اطلاعات شما با هدف رعایت قانون جاری، پاسخ‌گویی به درخواست‌های دولتی، رعایت الزامات دعاوی حقوقی، اجرای حکم دادگاه یا روندهاق حقوقی، مانند پاسخ‌گویی به دستور دادگاه یا احضاریه (شامل پاسخ‌گویی به نهادهای عمومی، با هدف حفظ امنیت ملی یا رعایت الزامات قانونی) ضروری باشد، این کار را انجام خواهیم داد.

محافظت از محیط کار. اگر افشای اطلاعات شما را برای بررسی، پیشگیری یا اجرای اقدامات مربوط به نقض احتمالی سیاست‌ها، کلاه‌برداری احتمالی، موقعیت‌های شامل تهدیدات بالقوه مرتبط با ایمنی افراد، و فعالیت‌های غیرقانونی یا تهیه مستندات در روند دعاوی حقوقی احتمالی ضروری بدانیم، این کار را انجام خواهیم داد.

انتقال تجاری. ما ممکن است اطلاعات شما را در ارتباط با، یا در جریان بررسی امور مربوط به ادغام، فروش اموال شرکت، تامین مالی یا تملک همه یا بخشی از کسب‌وکار ما، با شرکت‌های دیگر به اشتراک بگذاریم یا به آنها منتقل کنیم.

انتشار داده‌های تجمعی: PG&E ممکن است داده‌ها و اطلاعات تجمعی مرتبط با کارکنان را که از اطلاعات شخصی استخراج می‌شود، با این اهداف در اختیار اشخاص دیگر قرار دهد:

• اجرای سیاست انرژی California طبق دستور California Public Utilities Commission و دیگر نهادهای دولتی California که وظیفه نظارت بر فعالیت PG&E را بر عهده دارند؛
• حفظ ایمنی و سلامت محیط کار و بهداشت و ایمنی کارکنان، مشترکان و جوامع، مثلاً در دوران همه‌گیری COVID-19

اطلاعات تکمیلی ویژه ساکنان California

برای ساکنان California حقوق خاصی درباره اطلاعات شخصی وضع شده است، مانند:

• حق دانستن: شما حق دارید که از اطلاعات شخصی کهPG&E درباره شما جمع‌آوری می‌کند آگاه شوید و روش مصرف و افشای اطلاعات شخصی خودتان را بدانید.
• حق ارائه درخواست حذف: شما حق دارید که، با رعایت ضوابط خاص، خواستار حذف اطلاعات شخصی خود شوید.
• حق اصلاح اشتباهات: شما حق دارید از PG&E بخواهید که اطلاعات شخصی نادرست را اصلاح کند.

برای استفاده از هریک از این حقوق، باید درخواست استفاده از حقوق حریم خصوصی کارمند را که در California Consumer Privacy Act ذکر شده است، به ما تسلیم کنید. همچنین، می‌توانید با شماره 1-800-788-2363 با ما تماس بگیرید. پیش از رسیدگی به درخواست شما، اقدامات لازم برای تایید هویت شما صورت خواهد گرفت. مثلاً، ممکن است از شما بخواهیم که روال‌های اعتبارسنجی ورود به حساب را طی کنید.

اگر

PG&E نتواند هویت شما یا صلاحیت شما برای ارائه درخواست را احراز کند و اطلاعات شخصی مربوط به شما را تایید نماید، نمی‌تواند به درخواست شما رسیدگی کند یا اطلاعات شخصی را در اختیار شما بگذارد. ما، پس از دریافت درخواست شما، اقدامات لازم را برای احراز هویت شما از طریق مراکز خدمات احراز هویت، انجام می‌دهیم. اگر نزد ما حساب داشته باشید، ممکن است بتوانیم از روش‌های تایید حساب موجود برای احراز هویت شما استفاده کنیم. البته ارائه درخواست به ما مشروط به ایجاد حساب نزد ما نیست. اگر نزد ما حساب نداشته باشید، ممکن است از شما بخواهیم که اطلاعات مربوط به خودتان را برای احراز هویت در اختیار ما قرار دهید.

ما از این اطلاعات شخصی شما فقط برای احراز هویت، تایید هویت فرد متقاضی یا تایید صلاحیت متقاضی برای ارائه درخواست، استفاده می‌کنیم و (در صورت امکان) تلاش خواهیم کرد که اطلاعات دریافتی از شما را با اطلاعاتی که از قبل در اختیار داریم، مطابقت دهیم.

اگر بخواهید به شخص ثالثی اجازه دهید که درخواست شما را از طریق کارگزار مجاز به ما ارائه کند، باید مستقیماً با Privacy Team در PG&E به نشانی PGEPrivacy@pge.com تماس بگیرید. در این موارد، ارائه وکالت‌نامه معتبر کالیفرنیا یا مدرک مشابه حاوی مجوز کتبی شما و احراز هویت شما نزد PG&E الزامی است. این وکالت‌نامه باید الزامات بخشهای 4000 تا 4465 از «قانون انحصار وراثت» را برآورده کند.

ارائه درخواست مرتبط با حریم خصوصی از طرف افراد زیر سن قانونی نیز امکان‌پذیر استchild/beneficiary/dependent.

اعمال تبعیض یا انتقام‌جویی علیه شما بابت استفاده از هریک از حقوق حریم خصوصی که در این سیاست حریم خصوصی ذکر شده است، ممنوع است.

پذیرش Global Privacy Control

برخی مرورگرهای وب از اعلان‌های Global Privacy Control برای محدود کردن قابلیت ردیابی حضور شما در وب‌سایت‌ها استفاده می‌کنند. البته برخی مرورگرها گزینه Global Privacy Control ندارند و اعلان‌های Global Privacy Control هنوز یکدست نیست. وب‌سایت اینترانت PG&E به اعلان‌های Global Privacy Control پاسخ نمی‌دهد.

نگهداری

ما اطلاعات شخصی شما را بر اساس الزامات قانونی یا نیازهای تجاری نگهداری می‌کنیم. ما داده‌های کارکنان را 7 سال پس از تاریخ قطع همکاری یا 6 سال پس از تاریخ آخرین نوبت پرداخت مزایای بازنشستگی کارمند سابق (هریک که دیرتر باشد) بر اساس برنامه مرتبط و با رعایت الزامات حقوقی یا تجاری مربوط به دوره نگهداری طولانی‌تر، نگه می‌داریم. داده‌های متقاضیان استخدام (افراد استخدام‌نشده) تا 10 سال پس از بسته شدن پرونده درخواست، بر اساس الزامات تجاری یا حقوقی مربوط به دوره نگهداری طولانی‌تر، حفظ می‌شود.

تغییرات این اطلاعیه حریم خصوصی

ما این «اطلاعیه حریم خصوصی» را مرتباً بازبینی می‌کنیم. اگر این اطلاعیه حریم خصوصی دستخوش تغییرات عمده‌ شود، ما سعی می‌کنیم که این تغییرات را به اطلاع شما برسانیم و/یا رضایت شما را، طبق قانون، جلب کنیم. پیشنهاد می‌کنیم که این اطلاعیه حریم خصوصی را مرتباً بازبینی کنید.

اگر درباره این Personnel Privacy Notice سوالی دارید. مستقیماً با PG&E Privacy Team به نشانی PGEPrivacy@pge.com تماس بگیرید.